Udvalgte blogindlæg
Please reload

Mtool giver et køligt overblik over licenser og kontrakter i verdens største kommune

February 13, 2018

1/2
Please reload

Seneste blogindlæg

September 1, 2017

September 1, 2017

Please reload

Arkiv
Please reload

Sorter efter tags

Mtool giver et køligt overblik over licenser og kontrakter i verdens største kommune

February 13, 2018

Der er blevet taget godt imod Mtool, til håndtering af licenser og andre kontrakter i Kommuneqarfik Sermersooq i det sydvestlige Grønland – det er verdens største kommune med et areal på 635.600 km².
Kommuneqarfik Sermersooq bruger dels Mtool efter bogen til håndtering af licenser og aftaler. Men herudover benytter kommunen Mtool til administration af arealtildeling, der er et helt specielt grønlandsk fænomen.

 

 

Knaphed på egnede arealer kræver tæt administration

I Grønland ejer man ikke et stykke jord til fx en virksomhed - men lejer den af kommunen via en arealtildeling, der giver brugsret til jorden og ret til at bygge. 

Det er kommunen, der administrerer arealtildelingen, der dog bortfalder, hvis jorden ikke benyttes inden for 2 år.

Og det er lige præcis til administration af dette, at økonomichef i Kommuneqarfik Sermersooq, Troels Tolstrup Pedersen, benytter Mtool. Kommunen benytter desuden Mtool til at få et samlet overblik over alle typer af licenser, aftaler og kontrakter inden for IT, skole, anlæg og miljø mv.

Sikrer overblik og kontraktstyring
- Vi så muligheden for at have Mtool liggende et centralt sted, så vi kan se, hvilke aftaler vi er bundet af ud i fremtiden, og som kan have store økonomiske konsekvenser. Med denne kontraktstyring ved vi, hvornår de enkelte kontrakter evt. skal siges op, så de ikke løber længere, end vi har behov for, siger Troels Tolstrup Pedersen.

- Det er vigtigt for mig at sikre, at vi i kommunen undgår økonomiske overraskelser, og med Mtool får jeg et fantastisk overblik – og ingen ubehagelige overraskelser.

 

Nu ved kommunen, hvor aftalen ligger
I den ideelle verden har alle virksomheder fuldstændigt styr på alle indgåede aftaler, hvad omhandler de, hvad koster de og hvor længe løber de mv.?
I praksis er der dog mange forhold, der kan forpurre dette. Ikke mindst kan udskiftning af medarbejdere være en udfordring.

 

- Vi har forholdsvis stor udskiftning af medarbejdere i kommunen, fortæller Troels Tolstrup Pedersen.

- Før vi begyndte at lægge vores kontrakter ind i Mtool, kunne kendskabet til pågældende aftale måske forsvinde sammen med den tidligere medarbejders kalender, men kontrakten skulle alligevel overholdes, og det kunne give nogle slemme økonomiske overraskelser. Med Mtool befinder alle kontrakter og aftaler sig ét centralt sted, fortæller han. 

 

 

Økonomisk overblik

Mtool giver ikke bare overblik over opsigelsesfrister og kontrakternes/licensernes indhold, men også et økonomisk overblik, der fortæller, hvor mange penge hver kontrakt koster kommunen.

 

 

 

- Når vi lægger kontrakterne ind, vil vi kunne sortere på leverandører og se, hvor mange penge vi betaler vedkommende, og hvor mange kontrakter vi har. Det er en værdifuld type ledelsesinformation, som vi har meget stort udbytte af.

 

Et brugervenligt BI-værktøj

Økonomichefen arbejder ikke selv med Mtool i det daglige, men hører kun positive meldinger om det brugervenlige system. Til gengæld benytter han selv Mtool app’en.

- Det er et BI-værktøj, der giver mig et super godt overblik, og jeg kan selv opsætte, hvad jeg gerne vil se. Tilmed får jeg et hurtigt overblik og kan se, hvilke kontrakter der udløber inden for en ønsket tidshorisont, og jeg kan opsætte, hvilke jeg gerne vil monitorere.

 

- Opsummerende vil jeg sige, at Mtool giver os et fantastisk overblik og en god funktionalitet, som vi ikke har haft før. Og så er jeg glad for, at det ikke er personafhængigt, alle kontrakter ligger ét sted, og min afløser ville have det samme nemme, hurtige overblik over kontrakter og licenser, slutter Troels Tolstrup Pedersen.

 

 

Please reload

Følg os
  • LinkedIn Social Icon